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篇一：2014年事业单位招聘考试文秘专业知识大全
2014年事业单位招聘考试文秘专业知识大全
文秘专业知识
第一章秘书工作概述
第一章秘书工作概述
命题热点导读
秘书工作概述秘书工作的内容和作用秘书工作的内容
秘书工作的作用
秘书工作的性质和职能秘书工作的性质
秘书工作的职能
秘书工作的特征与规律秘书工作的特征
秘书工作的规律
秘书工作的基本原则与要求秘书工作的基本原则
秘书工作的基本要求
秘书工作的运行与管理秘书工作的组织形式与工作方式
秘书工作的管理措施与制度要求
考点知识精讲
第一节 秘书工作的内容和作用
由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显；而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。本节将全方位介绍我国党政机关秘书工作的基本内容和作用。
一、秘书工作的内容
（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容
1.机关办公厅（室）的基本任务
办公厅（室）属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅（室）的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作；二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅（室）主任的基本任务
秘书长和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作；第二，协助首长密切各方面的工作关系；第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作；第四，协助首长掌管保密工作；第五，协助首长掌管机要工作；第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质；而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。
(二）秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节；收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论；二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等；三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等；四是会议期间的各项服务；五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲；实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料；总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础；其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍；最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调（即对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查；对领导人批办事件承办情况的督促检查；对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。
二、秘书工作的作用
秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：
（一）建议参谋作用
这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据；其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案；最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。
（二）事务助手作用
秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作；二是做好文件信息的加工筛选工作；三是做好领导临时交办的工作；四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作；五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。
（三）中心枢纽作用
每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。
（四）统筹协调作用
统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证；决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。
（五）形象窗口作用
篇二：秘书必备知识
目录
前言 ………………………………………………………………… 第一章 秘书必备的素质……………………………………………第二章 秘书的重要职业技能……………………………………… 第一部分 日常事务处理………………………………… 电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分 日程安排……………………………………… 总体日程安排………………………………… 出差日程安排…………………………………会议安排……………………………………… 媒体采访……………………………………… 大型活动……………………………………… 突发来访接待…………………………………第三部分 沟通与协调…………………………………… 内部沟通……………………………………… 外部沟通……………………………………… 秘书应具备的礼仪……………………………秘书礼仪素质的培养…………………………第四部分 文字支持………………………………………2 3 4 4 6 6 7 12 17 20 23 24 24 24 25 26 26
第五部分 会议支持……………………………………… 29
前言 ---------在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋
作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看都是秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。
我们--作为企划部秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统一。我们相信，在我们自己的不懈努力和对秘书工作的热爱之下;为联想,为我们的事业未来的发展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导和专家的指点，以发现问题，补已之短。
秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书的行为指南，为您服务，为你所用。
第一章 秘书必备的素质
? 正直--公平，坚持既定政策和原则
一、职业化秘书的标准: ? 敬业精神
? 表率作用 ? 领导风范 ? 业务能力
? 诚实--实事求是
? 敬业--以工作为荣，设定高的工作水准 ? 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密 ? 勤奋--努力工作，不断学习 ? 有序--利落，有条不斋 ? 高效--追求效率和效益
? 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时
? 指挥与控制能力 ? 合作精神
? 学习与创新能力 ? 知人善任的能力 ? 对待意见与批评 ? 大局观
二、秘书的职业态度 ? 主动性（Initiative) ? 适应性(Flexibility) ? 团队精神(Team work)
? 尊重他人(Respect for People) ? 创新精神(Creativity)
? 坚持原则(Uncompromising Integrity) ? 服务与贡献(Service & Contribution) ? 认同与分享 (Sharing)
? 双赢与相互依存(Win-win & Interdependence) ? 温柔的心和自省
第二章 秘书的重要职业技能
第一部分：日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和技巧
1、 打电话前的准备
? 准备好电话记录本和笔
? 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。 ? 准备好通话时需要的文件资料。
? 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。 2、 正式拨打电话：
? 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司**部**。” ? 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。 ? 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录 ? 逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
? 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。 3、接听电话
? 3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部**。”
? 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、 通话技巧：
? 日常礼貌用语：
询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
? 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，
并及时予以转接。
? 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便
必要时再与对方联系。
? 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您
稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
? 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见
到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。 ? 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是
私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
? 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
? 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等
结束通话。
? 如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一
方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。 ? 整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。
二、传真
1、 将传真分类：
1） 需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理 2） 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人
B、 由秘书本人回复 ? 使用电脑公司标准CI格式 ? 遵守公文写作规范 ? 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 ? 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 ? 务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。 2、 必要的传真分类存档
三、邮件
1、 根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮
件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：
1） 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在
规定时间内处理相关事宜。
? 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出； ? 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 2） 由秘书来待为处理的：
A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复
3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 4、 需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达； 5、 重要邮件及时进行存档
四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理流程）
1、 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。 2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于
总经理
篇三：文秘必备知识文秘专业知识
文秘必备知识文秘专业知识
一、专业名称：文秘（专业代码：660112） 二、学 制：3~5年，标准学制为3年 三、培养目标
本专业培养适应社会主义现代化建设需要，德、智、体、美全面发展，掌握现代化办公手段，能够在各级党政机关、企事业单位、公司及经济实体等部门从事秘书、文书、公关、档案、宣传、管理等工作，并获得文秘专业的基本训练，具有创新精神和实践能力的文秘应用型人才。
四、毕业生的业务规格
本专业学生通过基础理论、专业知识的学习，应获得以下几方面的知识和能力：
1．懂得马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论的基本原理和“三个代表”重要思想；了解党的基本路线、方针、政策和国内外形势；热爱祖国，坚持四项基本原则；有良好的科学文化、道德修养及身心素质。
2．掌握本专业必备的基本理论知识。
3．具有较好的文学与美学修养，较高的写作能力，较强的文秘专业知识和基本技能，较好的公关活动能力，掌握现代化办公手段。
4．有较好的自学能力和一定的分析问题、解决问题的能力，具有一定的专业实践能力，受到文秘专业的基本训练。
5．初步掌握一门外语，具备一定的外语听说能力。
6．了解财务会计、市场营销、国际贸易等经济理论及实务，了解行政管理和企业管理等基本知识。
7．了解体育运动的基本知识，养成科学锻炼身体的习惯，身体健康，达到大学生体育合格标准。
8．通过军事训练科目，达到《高等学校学生军事训练大纲》的要求。
9．在三年内，学完规定的所有课程，修满本专业要求的最低学分。本专业应修最低学分标准为144学分。
五、毕业生的基本素质结构及模块化课程教学体系 （一）基本素质结构
本专业的学生应达到的基本素质结构包括四个方面：
1．思想道德素质：成为有理想、有道德、有文化、有纪律，德、智、体、美全面发展的社
会主义建设者。
2．文化素质：通过学习，学生将具有基础知识、基本理论和较宽的知识层面，进一步提高综合能力。
3．专业素质：获得较扎实的文秘专业的实用知识与实用技能，为从事专业工作打下良好的基础。
4．身体心理素质：提高学生的身心素质，培养学生自强自立的竞争意识和适应能力。 （二）模块化教学体系
1．公共基础模块：包括毛泽东思想概论、邓小平理论和“三个代表”重要思想概论、哲学、德育、健康教育、体育、公共英语、计算机文化基础等课程，目的在于使学生在政治、思想、体育、英语、计算机等方面有所发展。
2．专业基础模块：包括现代汉语、基础写作、文学与鉴赏、形式逻辑、社会心理学、美学、文学概论、欧美文学、普通话正音、中国文化简史等，以保证学生获得较扎实的专业基础知识。
3．专业技能模块：包括文书学、秘书理论、秘书实务、公共关系学、应用写作、档案管理学、广告学基础、行政管理学、企业管理、法学概论、公务员管理、社交礼仪、口才与交际、计算机技术基础、现代办公自动化、文秘英语等，以使学生获得本专业的实用知识与实践技能。
4．拓展模块：包括英文函电、英语口语、涉外秘书、会计学基础、国际贸易实务、计算机绘图、书法、摄影摄像、新闻采访与写作、电子商务、创造学、社会学、科技文献检索等课程，拓宽学生的知识面，使学生获得广泛的工作技能，适应科学化管理。 六、人才培养计划表： 表一：主干课程设置表 表二：理论课程安排总表 表三：教学进程总体安排 表四：教学周数分配表
表五：集中实践性教学环节 表六：应修最低学分一览表 表七：辅修文秘专业课程一览表
表一：
文秘专业主干课程设置表
表二：
文秘专业理论课程安排总表
表二续表1
文秘专业理论课程安排总表
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