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篇一：文件、档案、文印、保密管理制度
七、【文件管理】（附件：收文管理程序及要求/文件资料管理流程图）
7.0总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
7.1 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由行政人力资源部归口管理。
7.2收文的管理
7.2.1公文的签收：凡来公司公启文件（除公司领导亲启的外）均由前台登记签收后分别交行政助理拆封。在签收和拆封时，收发员和行政助理均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
7.2.2公文的编号保管：行政助理对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人力资源部办理正常手续。
公司外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交行政助理进行登记编号保管，不得个人保存。
7.2.3公文的阅批与分转：凡正式文件均需分别由行人部经理根据文件内容和性质阅签后，由行政助理分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办
7.2.4为加速文件运转，行政助理应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
7.2.5文件的传阅与催办：行政助理对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政人力资源部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
7.2.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7.2.7阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政人力资源部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.2.8阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
7.2.9文件阅完后，应送交行政助理，切忌横传。
7.2发文的管理
7.2.1发文的规定：公司管理类文件的权力集中于行政人力部。
7.2.2 各部门需要发布相应专业管理规定和文件发文应向行政人力资源部提出发文申请，并将文件底稿交行政人力资源部审核并报批发布。
7.2.3公司受控管理文件由总经室审核，董事会签签发。其余文件均由总经室批准签发。
7.2.2 发文的范围：凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
7.2.3 公司受控管理文件特指应用于下列事项：
? 公布公司管理规章制度。
? 公布公司体制机构变动或人员任免事项。
? 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、生活福利等工作的决定。
? 发布有关奖惩决定和通报。
? 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同关联公司或协作单位重
大经济来往商谈函件，法律文书等事宜。其他有关公司的重大事项。
7.2.4 公司下列事项原则上不用正式发文：
? 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、流程修改、审批
工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经总经室批准后，由经办业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
? 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以
简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
? 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应
各自编号备查），不用公司名义发文。
7.3文件的格式
7.3.1公司一切规章制度、表格和对外联络正式文书均应按以下格式执行。
7.3.2标题：应使用小三号字，粗黑字形，置中对齐。标题中的公司称谓应用全
名。标题过长时，公司名单独列一行，标题另起一行。
7.3.3章节编号：使用汉字序数，四个空格键后写章节名称。章节名称用四号字，粗黑字形，置中对齐。章节名称中提到本公司时一律简称“公司”。
7.3.4条、款编号：使用阿拉伯数字做序号，章节编号为首序号，中间由园点号
分割，条、款编号为次序号，以此类推。该编号使用小四号字，普通字形，半角，
以顿号和条、款正文分开。
7.3.5文书正文：使用全角，小四号字，宋体，行距为1.5倍，缩进量为左边宽
于右边，左为3cm，右边为2cm；天头为2cm，地脚为2cm。应有眉批及注脚，“眉批”以文件内容标题注释。“注脚”均以“尚城地产”注释。文本中行距应为1.5倍行距。
7.3.6表格:表格在同一文件中应用表１、表２的顺序编号，并有表名。表名格
式与正文相同，但应为粗黑体并置中对齐。表格编号在同一行，设置在表格名的左方。编号格式应与表名格式一致。表格若要跨页，应把表名表号和表格字段一并转入下一页。表格中的文字为普通五号字，一律置中对齐。表格可有简单的备注。备注自成一列，应置于表格的最右一列。备注不足以说明的，可以在表格下另作说明。表格说明用正文格式。
7.3.7页码页脚：置于文本的右下角、页码用六号字，宋体。
7.4文件的立卷与归档
7.4.1文件的归档范围：凡下列文件统一分别由行政人力部负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复。
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等。
③领导办公会、工作例会（部门例会除外）以及各种会议记录与纪要。
④ 公司一级组织召开代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议
记录等。
⑤ 客户投诉记录及处理结果。
⑥ 参加上级召开各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等。 ⑦ 相关政府部门或机构来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上
级进行汇报的提纲和材料。
⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品。 ⑨ 公司日志和大事记。
⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
7.4.2各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。
7.5立卷要求：
①文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
②立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
③要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
④上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
7.6文件的销毁：
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司行政助理应定期造册，办理申请销毁手续，销毁工作经行政部经理复核后报总经室批准后，在行人部经理监视下由行政助理负责销毁。
附表：《送发公文登记簿》、《文件修改记录表》、《文件更改通知单程序》、《文件会审表》、
《文件归档登记表》、《受控文件清单》、《（机密）文件保管备查簿》
八、【档案管理制度】
8.0主要内容及适用范围：规定公司行政人力资源部各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
8.1档案的管理机构：文书结案后，原稿由公司行政人力资源部所辖档案室归档。
8.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
8.3档案室主要职责：
① 制定或参与制定档案工作的规章制度。
② 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
③ 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
④ 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
⑤ 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
8.4档案的种类：
? 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规
章制度等。
? 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、公司领导办公会
及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
? 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。 ? 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总
结、单项性工作总结、调查报告等。
? 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各
类命令、工作指示等。
? 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和
凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
? 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可
证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
? 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以
及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
? 劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力
篇二：档案保密管理制度
档案保密管理制度
为加强本公司档案的保密管理，确保档案的绝对安全，特制定本制度。 1 主题内容与适用范围
1.1 本制度规定了本公司档案保密工作的一般管理要求。
1.2 本制度适用于本公司档案保密管理。
2 引用标准和政策规定
《中华人民共和国保密法》
《电力工业国家秘密及其他密级具体范围的规定》（能源部、国家档案局） 3 管理职能
综合管理部是本公司档案保密管理的职能部门。
4 管理内容与要求
4.1 档案管理人员必须以身作则模范遵守和执行党和国家有关保密法规和制度，保证企业档案的绝对安全。
4.2 严格掌握档案材料和资料的查（借）阅范围及审批手续，一般档案材料、资料查阅应办理查阅手续，由档案管理人员提供并登记备案。
4.3 已归档的文件材料和资料一般仅限于在档案阅档室内查阅，不得外借，任何部室和个人无权擅自扩大查阅范围和公布档案内容。
4.4 查阅档案材料一般不得摘抄、复制、拍照、翻印，特殊情况须经公司领导批准并作好记录。
4.5 外单位人员查阅一般档案应持有效介绍信并经领导同意。查阅带有密级档案须经公司领导同意。
4.6 归档档案一般不得带出公司，特殊情况必须带出的除办理借用手续外，应严格遵守保密规定，不准携带档案材料或资料去公共场所或探亲访友。
4.7 查阅涉及机密性质的档案材料或资料，须经公司领导批准。
4.8 档案一般不借阅，如确因工作需要借用应说明借用原因及归还时间并确保借
用期间档案材料的安全、完整。
4.9 档案材料或资料的转移，批量的必须有指定人员监运，小量的应采用机要邮递和专人护送。
4.10 档案的销毁必须由指定的监督人员监销，不准作废纸处理。
篇三：档案保密制度
1、档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
2、凡是查询、利用档案，必须经档案管理人员提供。其他任何人不得直接动用。
3、借阅档案必须严格按照规定办理借阅手续，限期使用，按期归还。归还、签收档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
4、外单位查阅档案，需持所在单位介绍信并经主管领导批准。若需复印档案，由档案室严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。
5、严禁将密级文件带回家中或到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带密级文件、档案资料外出游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
6、未经批准，不得自行传抄、翻印涉密文件盒带密级的档案材料。
7、在利用、查阅档案中，发现有关泄密事件，映立即报告，及时追查。如造成泄密事件，应依法追究有关当事人的责任。
8、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。
1、凡是记录和反映机关工作中具有保存价值的文件材料（包括党政、人事、保卫、财会、基建等）均属文书档案的归档范围。
2、凡记录和反映在履行审计职能活动中，直接形成的文件、信函、凭证等的原件及复印件、照片、音像磁带等与审计事项有关的其他材料，均属审计档案的归档范围。
3、行政文书档案、审计业务档案，分别由文书部门和业务部门负责整理、立卷，在次年3月底前向档案室移交；档案室应于次年6月底前立卷归档完毕。
4、会计档案、声像档案、基建工程和科研课题档案，由承办部门负责整理立卷，按照规定的标准和事件，及时移交档案室。
5、各类文件材料归档实行两套制。立卷归档的文件材料，严禁使用圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写等不耐久字迹。
6、凡归档的各类档案材料，档案室负责编制《案卷目录》、《归档文件目录》等检索工具。
7、审计档案要实行“审计组”负责制的原则。卷内文件材料，要做到完整、精炼。
8、局机关的发文，纸质文件与电子文件应一并归档；局机关的收文，需长期保存的，纸质文件应转化成电子文件，网上收文应下载转换成纸质文件一并归档。
档案鉴定销毁制度
1、对保管期限已满且需销毁的档案材料，须提出销毁申请，编制《销毁档案目录》，经主管领导审核批准后，档案室和有关部门组成鉴定小组采用直接鉴定的方法，可以实施销毁。
2、不归档文件材料和失去保管价值的档案，严禁卖给废品收购部门或个人。
3、销毁的档案要登记造册，注明顺序号、案卷标题、档号、起止日期、数量，并附备考表。
4、执行销毁时，定专人负责，监督销毁，并在销毁表上至少有两人以上签字证明。
5、档案销毁后，报档案管理部门备案，销毁清册、销毁报告及审批手续须永久保存。
档案借阅制度
1、凡需借阅本单位档案者，必须经单位主管领导批准，并履行借阅审批、登记手续。
2、凡属永久保存的密级档案原则上不准借出，只能在档案室内借阅。如有特殊需要，经主管领导批准，方可借出，但必须按时归还。
3、密级以上的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。
4、所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必须借出时，按照规定办理借出手续。如到规定时间还需借用，应办理续借手续。
5、借阅者应爱护档案资料，严禁涂改、勾划、转借、拆卷、增删和抽页。档案归还时须清点无误，方能签收。如发现损害档案，视情节给予处理。
6、借用档案者如多次出现超期借用、并且有意推迟归还日期，档案室有权取消其借阅档案资格。
7、外单位人员因工作需要借阅档案，须持所在单位介绍信，经主管领导批准后，方可借阅。
8、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。
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